Project Description
Ichtus
Gérer un club avec près de 3’000 personnes, et ce de façon bénévole, nécessite des outils performant et une bonne organisation !
Comme ce club nautique va bientôt fêter ces 35 ans et que nous sommes impliqués dans sa gestion depuis le début (si, si !), les outils ont (heureusement) évolué avec le temps. Actuellement, nous utilisons une combinaison de TYPO3 et de FileMaker.
S’informer, s’inscrire, signer, séance d’accueil, s’amuser…
Afin de faciliter le processus d’adhésion et sa gestion, un formulaire d’inscription en ligne a été mis en place. Il permet d’introduire directement toute la famille. La demande est ensuite validée via FileMaker. Une fois l’adhésion finalisée, les nouveaux membres sont invités à une séance d’accueil afin qu’un responsable du club leur présente la philosophie du club et son fonctionnement.
Chaque membre peut accéder à son espace personnel (myData) pour mettre à jour ses coordonnées, ajouter un membre de la famille ainsi que signaler dans quel(s) secteur(s) il serait prêt à apporter son aide pour le bon fonctionnement du club.
Il peut aussi poster une annonce et signaler ses sorties via le cahier électronique.
Une fois authentifiés, les membres accèdent aussi à des pages du site qui sont masquées aux internautes, comme par exemple les pages en lien avec les assemblées générales.
Communiquer, communiquer…
Comme dans tous les domaines de la vie, la communication est centrale. Si communiquer est important, bien communiquer est vraiment important ! Encore faut-il utiliser le bon outil et ajuster le language selon les publics cibles…
Pour la communication au sein du comité, un espace de travail collaboratif sous la forme d’un wiki a été mis en place. Pour la communication avec les membres, outre les news sur le site, une newsletter a été créée.
Wiki
Le comité, qui est composé de l’ensemble des responsables de secteurs, se retrouve une fois par mois. Pour éviter les séances interminables et peu productives, un wiki a été mis en place.
Cet espace de travail collaboratif permet aux responsables d’insérer des sujets lorsqu’ils le souhaite. Chaque point se compose d’un enjeu suivi d’un espace de discussions où chacun note son avis avant la séance. Lors des comités, il est ainsi possible de passer rapidement aux décisions (= une action associée à une personne).
Newsletter
Si communiquer à l’interne est fondamental, maintenir le lien avec les membres l’est tout autant. Afin de faciliter cette communication, une newsletter a été configurée et le club en envoi une petite dizaine chaque année.
Le module que nous avons créé et qui est Open Source, c’est à dire qui peut être utilisé par qui le souhaite, offre une grande flexibilité dont la personnalisation du contenu. En savoir plus sur le module newsletter.
Fonctionner autrement… et surtout mieux !
L’organisation d’une société peut la scléroser et la faire dépérir ou au contraire la dynamiser et lui donner vie. Convaincu que les structures et modes d’organisation sont importants, nous avons insufflé une réorganisation du club qui d’une structure assez classique est passée à une organisation totalement horizontale répartie en 15 secteurs qui jouissent d’une très grande autonomie.
Les gens sont en effet prêts à s’engager si ce que l’on attend d’eux est à taille humaine, clairement délimité et qu’on leur donne les moyens d’effectuer leur travail sans ingérence externe (il n’y a plus de président !) et ce selon un principe de subsidiarité (càd. faire tout ce qui est possible le plus proche du terrain).
Pour ceux que ce genre d’approches intéressent, n’hésitez pas à nous contacter. L’occasion de découvrir ce qui se cache derrière les termes d’holacratie, de méthode des six chapeaux, de world café…
