Les débuts du projet

Nous étions devant un cas apparemment classique d'application de gestion mais l'approche décentralisée orientée autour du compte de ménage partagé renverse certains paradigmes. Nous avions aussi certaines perspectives d'avenir faisant synergie à la fois à ce système de gestion des membres mais aussi pour des réservations.

Nous avons alors envisagé l'éventualité de créer un puissant outil généraliste de gestion de ressources. Animés par la passion des félins, le nom de code TIGR s'est naturellement imposé, le GR signifiant Gestion des Ressources. Nous avons entrepris une étude de marché et discerné une dizaine de secteurs clés, tous divisés en sous-secteurs, chacun présentant ses particularités.

Nous sommes arrivés à dresser une ébauche technique d'un moteur de gestion de ressources polyvalent, mais nous savions déjà que l'élément limitant allait être essentiellement l'expérience utilisateur. En effet, un seul outil proposant toutes les possibilités allait vite s'avérer incompréhensible pour l'utilisateur.

Nous avons alors pris le parti de commencer ce projet avec un noyau certes polyvalent, mais pas exhaustif, et surtout de cibler l'ergonomie spécifiquement pour le club Ichtus, sachant que nous pourrions toujours adapter l'ergonomie à un autre projet sur la base du même moteur.

Faire du sur-mesure est devenu une philosophie qui est devenue une ligne directrice. Nous sommes alors en 2018 et les années qui ont suivi nous ont conforté dans l'idée que nous avions fait le bon choix.

Ichtus a été le début d'une réflexion générale qui nous a mené à poser les bases techniques d'un écosystème propre à Ecodev, à la fois flexible et puissant, que nous avons pu réutiliser dans plusieurs projets. Cela nous a permis de nous concentrer sur l'essentiel : la plus-value de chaque application sans avoir à réinventer la roue à chaque fois. Si vous vous intéressez à la technique, nous vous présentons cet environnement dans cet article.

La gestion des membres

Un des aspects les plus chronophages de la gestion d'un club est la gestion des membres (inscriptions, changement d'adresse, démission). Un autre domaine concerne la génération et le suivi des cotisations, l'envoi des rappels, la gestion des cotisations qui ont été faites avec la référence du bulletin d'une autre année, l'impression des bulletins, etc.

Avec le temps et le succès du club, cette tâche devenait ingérable et contre-productive. Et tous ces efforts pourquoi ? Pour pérenniser une simple habitude bien ancrée. Mais en réalité le club pourrait tourner tout aussi bien si ces processus devenaient asynchrones.

Il nous a alors été demandé de créer une application où la gestion des membres et de leurs finances se verrait libérée des frictions à l'usage.

Chaque membre est en réalité un ménage pouvant se composer de plusieurs personnes. Cela ne constitue qu'une seule cotisation. Ce ménage partage un solde commun, qui peut être négatif. Ce choix a été fait car même s'il y a quelques indisciplines, ce ne sont pas quelques différés de paiement qui mettent en danger le fonctionnement du club, en revanche cela soulage tout l'effort de suivi. Chaque année le solde du membre se voit débité de la cotisation et des autres services souscrits (location d'un emplacement de stockage, licence…). Le membre peut ensuite payer quand il veut, comme il veut. Soit il paie en petites mensualités à l'avance ou en retard, soit il verse plusieurs périodes d'avance. Tant qu'il n'y a pas d'abus qui seront malgré tout visibles par les administrateurs, le système est fluide et autonome. Les administrateurs peuvent consacrer leur temps aux tâches qui en valent vraiment la peine.

Un deuxième aspect intéressant de ce système, est que les membres se mettant à disposition du club quelques heures par année, sont parfois amenés à avancer des frais de leur poche pour éviter des blocages (p.ex acheter du charbon pour un barbecue collectif). Ils ont ensuite la possibilité de déclarer dans leur profil les dépenses qu'ils ont faites au nom du club. Et les administrateurs peuvent rapidement créditer leur solde. Cette somme pourra ensuite être utilisée pour pré-payer la prochaine cotisation ou pour n'importe quelle autre dépense de son ménage, voire de demander un remboursement sur son compte en banque.

Un système de comptabilité double garantit la bonne tenue des transactions.

Le système de réservation

Comme évoqué en introduction, nous avons conçu un système de réservation à la fois riche et flexible mais pas exhaustif. Nous aurions pu faire plus simple en faisant quelque chose de très spécialisé mais nous soupçonnions qu'un système trop fermé nous poserait des problèmes tôt ou tard.

Et nous ne nous étions pas trompés. Mais chaque chose en son temps.

Nous avons donc structuré notre système autour de deux modèles : les ressources réservables et les réservations qui sont la mise en relation entre un réservable, une personne et éventuellement une date.

Nous pourrions croire qu'un tel système se limite aux embarcations mais il peut s'appliquer bien au-delà. Par exemple, les cotisations et les casiers sont aussi des réservables. En réalité, toutes les prestations sont en quelque sorte des réservables.

Nous avons même pu répondre à des besoins qui se sont manifestés seulement après les premiers developments de l'application. Par exemple, la tenue de cours (une inscription est une réservation), et aussi, un système de sondages (un vote est une réservation).

Prenons les différentes catégories de réservables. Toutes peuvent être configurées avec un tarif initial (ponctuel) et/ou un tarif annuel (récurrent).

Obligatoires : s'applique aux services requis pour être membre comme les cotisations et le fonds de réparation qui sont annuelles ou les frais initiaux qui est payé une seule fois au début.

Embarcations : rend l'utilisateur autonome, il annonce le fait de prendre son embarcation pour sortir sur le lac. C'est gratuit car la prestation est incluse dans la cotisation. Il n'y a pas de planification car l'annonce est à faire sur le moment de l'utilisation.

Stockages : Les stockages sont plus subtils. Un membre qui souhaite disposer d'un casier, doit faire une demande mais il ne demande pas un casier spécifique, il demande juste un casier. Ensuite un administrateur lui en attribue un, qui lui est bien réel (p.ex le casier 18).

Cours : il permet de gérer l'inscription et la disponibilité des cours sans qu'un administrateur n'ait à superviser l'affluence. Les sondages fonctionnent de la même façon, à ceci près qu'ils n'ont pas de limite.

Ecolock : ouverture électronique des portes

Un aspect à ne pas négliger dans la vie d'un club de ce genre, c'est l'accès aux locaux. S'il se pratique le plus souvent à l'aide de clés ou de badges, se pose la question de leur gestion, notamment en cas de perte: un point qui peut être une charge financière et temporelle lourde.

Afin de permettre un fonctionnement aussi fluide qu'autonome du club, à toute heure de la journée, tout en veillant à la sécurité des locaux, nous avons mis en place un système d'ouverture de portes électronique.

Vous pouvez trouver plus de détails au sujet de ce produit qui a été développé par nos soins dans cet article dédié à Ecolock.