Le jour d'avant

Nous devions répondre aux besoins de gestion administrative et fonctionnelle de la structure, mais avec une contrainte importante : favoriser l'autonomie des membres pour soulager les responsables des tâches répétitives et administratives qui ne nécessitent pas vraiment leur intervention. Nous avons abouti à un système basé sur la confiance qui a répondu aux objectifs et donné entière satisfaction au client.

Parmi les besoins communs avec Epicerio, on peut citer la gestion des membres, un système de notifications, la gestion des cotisations, la déclaration et le remboursement des frais avancés par les membres, la gestion des rôles et des permissions, et un système de comptabilité double. Mais ces deux projets ont autant de points communs qu'ils ont de spécificités.

La colonne vertébrale

Au cœur de ce noyau commun, Ichtus et Epicerio s'articulent autour de la notion de ménage (ou famille). Un membre est en réalité un ménage qui partage un solde commun qui peut être approvisionné via un virement bancaire. Les dépenses du ménage viennent débiter ce solde. Fini les factures ! Toutes les prestations et les dépenses se basent sur ce solde partagé.

La consommation de prestations et de biens est fluidifiée car aucun frein ne vient perturber le processus de paiement, pas même un solde négatif, car ces structures fonctionnent sur la base de la confiance, puisqu'elles appartiennent à leurs membres.

Epicerio : l'avant-boutique

Ce qui fait la particularité d'Epicerio, c'est son volet e-commerce, mais puisqu'on est dans un système alternatif, les préceptes classiques du e-commerce ne s'appliquent pas.

Sous sa forme initiale, le panier de commission d'Epicerio ne peut être constitué qu'en étant physiquement présent sur place, via la saisie du code produit ou en scannant son QR code au rayon via l'application.

Nous sommes alors en mars 2020 et le monde se confine suite à la pandémie de Covid-19. Pour faire face à ce contexte particulier, nous nous sommes mobilisés pour permettre aux épiceries de malgré tout fonctionner, tout en respectant la distanciation sociale qui aurait été difficile dans des locaux souvent trop petits.

Nous avons développé un deuxième mode d'achat, à distance cette fois, qui se déleste des éléments spécifiques à l'achat sur place (comme le scan QR ou la balance) et l'avons enrichi des éléments nécessaires à la commande en ligne (comme un listing et le stock restant). Le lendemain des commandes, des membres préparent les sacs et notifient l'acheteur qu'il peut venir récupérer ses commissions. Le solde du ménage est débité au moment où la préparation est terminée, il n'y a ainsi pas d'ajustements comptables à faire a posteriori (p. ex. en cas de stock insuffisant ou de poids imprécis).

Au total, ce sont quatres modes d'achat individuels : achat sur place, achat à distance (commandes), self-service et achats anonymes (pour les passants qui souhaitent faire leurs commissions sans être membre).

L'organisation des membres

La facette participative de ces infrastructures (qui consiste à mettre au service de l'épicerie quelques heures de son temps) implique une organisation assez particulière où plus de cent membres sont impliqués dans le planning.

Il a donc fallu imaginer un système favorisant un fonctionnement organique, où les membres bénéficient d'une grande autonomie et flexibilité dans la gestion de leur temps, tout en accomplissant les tâches nécessaires au bon fonctionnement des épiceries.

Une page de guide et un listing des utilisateurs permettent aux membres de trouver rapidement leurs repères et de contacter leurs homologues avec le moins de friction possible.

Le calendrier

Mais l'artère autour de laquelle l'épicerie est organisée, c'est la gestion du calendrier.

Les responsables du planning commencent par établir une liste de créneaux qui vont agir comme des cases vides. Les créneaux peuvent avoir une récurrence dans le temps et des délais de réalisation, mais aussi une liste de postes à pourvoir. Par exemple, tous les lundis matin de 10h à 13h, l'épicerie requiert une personne pour réceptionner les livraisons, un caissier et quelqu'un pour remplir les rayons. Chacun de ces postes devant remplir des prérequis : le caissier doit avoir les permissions d'utiliser la caisse et les autres doivent pouvoir ouvrir les portes automatiques.

En annexe des besoins calendaires récurrents, il est possible à n'importe quel membre de créer des tâches ponctuelles hors de toute récurrence. Par exemple, quand une ampoule est brisée et qu'il faut la remplacer. Il peut faire l'opération dans la foulée ou laisser la tâche disponible dans la todo-list commune.

Comptabilisation du temps

Fonctionnant sur le même modèle que le portefeuille de ménage partagé, un système de comptabilisation des heures permet à chaque ménage de savoir où il en est des heures qu'il met à disposition de l'épicerie.

Cette comptabilité des heures n'est pas contraignante dans la mesure où elle ne désactive aucune prestation même après qu'une famille soit partie en vacances, mais elle permet d'assurer une certaine équité dans la répartition des charges de travail. Les vacanciers peuvent ensuite rattraper leurs heures à leur rythme.

L'arrière-boutique

L'avant-boutique n'étant que la partie émergée de l'iceberg, l'arrière-boutique est bien trop conséquente pour être détaillée ici. Il y a toutefois quelques points qui méritent d'être abordés.

Les rôles

Les rôles, par exemple, sont un aspect crucial pour permettre de gérer une telle infrastructure.

Les épiceries se gèrent généralement par secteurs de responsabilité : gestion des membres, gestion des produits, gestion des inventaires, comptabilité, planning et fournisseurs.

Lors des premières itérations, toutes les fonctionnalités n'étaient pas présentes et elles n'étaient pas aussi étoffées. Nous avions opté pour un système hiérarchique où chaque rôle hérite des permissions du rôle inférieur.

Mais avec le temps, ce modèle s'est imposé comme inadapté pour plusieurs raisons. Principalement, il impliquait de décider quel métier avait besoin de plus de permissions qu'un autre, alors que parfois, les deux n'avaient aucun rapport entre eux : par exemple, la gestion des produits et la comptabilité.

Nous avons alors converti notre modèle de permissions en micro-métiers qu'un membre peut cumuler. Toujours dans une optique d'offrir une expérience spécialisée à nos utilisateurs, cette approche permet à un membre d'avoir les interfaces minimalistes lui permettant de répondre à ses seuls besoins sans l'encombrer de notions superflues. Un utilisateur ayant plus de besoins disposera d'une application plus étoffée en cumulant les micro-métiers.

Cette approche a le double bénéfice de limiter l'accès à des informations sensibles comme les données privées des membres par quelqu'un qui n'en a pas besoin, tout en lui octroyant un haut niveau de permissions sur d'autres aspects.

Comme une telle granularité peut rendre difficile la compréhension des permissions, une vue dynamique permet, en fonction des rôles sélectionnés, de voir précisément à quoi un utilisateur aura accès.

Les catalogues et fournisseurs partagés

La constitution d'un catalogue de produits n'est pas une science exacte. Au-delà d'une base bien connue, le modèle de distribution directe fait aussi appel à des producteurs indépendants qui ne sont pas forcément connus de tous.

Epicerio est une solution logicielle utilisée par plusieurs épiceries qui, fidèles à leurs valeurs de coopération, ne se limitent pas à coopérer en interne mais le font aussi en externe entre elles.

C'est ainsi qu'est née une fonction de partage des fournisseurs afin que le travail réalisé par les uns pour construire un catalogue puisse également profiter aux autres épiceries. Ce partage permet aussi de faire des économies d'échelle en mutualisant les commandes.

Ainsi, une épicerie peut simplement indiquer qu'elle souhaite partager l'un de ses fournisseurs, et les autres verront un catalogue de produits partagés qu'elles peuvent ajouter à leur propre catalogue.

Les produits et fournisseurs utilisés par d'autres épiceries restent synchronisés pour faciliter la maintenance, mais il est possible en tout temps de briser la synchronisation pour en faire un produit à part entière qui peut dès lors avoir ses propres caractéristiques.

Autres fonctionnalités

Annonces

les administrateurs peuvent préparer un message qui apparaîtra sous la forme d'une fenêtre lors de la prochaine visite des utilisateurs. C'est particulièrement utile pour annoncer des besoins particuliers ou des promotions.

Vacances

Pour simplifier la gestion du planning, il est possible de saisir des périodes auxquelles l'épicerie est fermée, afin de désactiver les créneaux concernés.

Comptabilité double

Chaque transaction monétaire opérée dans le système génère des écritures conformément à un plan comptable. Pour les cas particuliers, il est aussi possible de saisir des écritures à la main. Et il est possible d'en extraire un rapport comptable.

Il n'est donc pas nécessaire d'utiliser un outil externe pour gérer la comptabilité.

Frais et remboursements

Le fonctionnement organique de ces épiceries impose parfois à un membre de prendre les devants pour débloquer une situation. Nous avons souhaité lever les freins à la résolution de problèmes pouvant nécessiter de mettre la main à la poche. Avec un système de remboursement intégré, chaque membre peut annoncer une dépense, qui en fin de compte sera remboursée sur son solde familial ou sur son compte en banque.

Approvisionnement du compte familial

Epicerio permet d'importer des fichiers bancaires au format CAMT 054, le standard du monde bancaire, directement sur le solde des utilisateurs. L'opération doit être déclenchée à la main après extraction des virements bancaires de l'épicerie, mais le crédit du solde des membres est automatique.

Contrôle d'accès à l'épicerie

La porte de l'épicerie peut être ouverte par les membres depuis un bouton dans l'app, sans besoins d'une clé physique, grâce à l'intégration de Ecolock , la solution de contrôle d'accès maison d'Ecodev.

Simplicité d'utilisation

Nous considérons qu'il est primordial d'offrir une bonne expérience utilisateur. À cet égard, nous avons ajouté ici et là des petites touches appréciables pour fluidifier l'utilisation de l'application.

Unité de poids unique

Afin d'éviter les erreurs de lecture et de saisie, nous avons opté pour l'utilisation des kilogrammes et des litres partout où c'était pertinent. Ce mode d'affichage unique limite considérablement les risques de confusion avec d'autres unités de mesure comme les milligrammes ou les millilitres.

L'engorgement de la balance

Un besoin récurrent lors de la vente en vrac, est la pesée des produits. Et nous avons constaté un goulot d'étranglement à ce niveau et avons donc cherché à le résoudre.

Le workflow habituel consiste à :

1. peser son récipient vide pour faire la tare (sur la balance)
2. aller remplir le récipient tout en s'assurant que personne ne dérègle la balance
3. revenir peser la différence

Durant toute l'opération, la balance ne peut pas être utilisée par quelqu'un d'autre.

Nous avons alors implémenté un outil qui permet de paralléliser plusieurs clients. Le workflow consiste à :

1. peser le récipient vide sans avoir besoin de faire la tare
2. renseigner le poids du récipient dans Epicerio
3. la balance est disponible pour quelqu'un d'autre
4. aller remplir le récipient
5. peser le récipient plein

Saisie du poids du récipient

Poids en mémoire

Epicerio fera de lui-même la différence. En prenant à sa charge une partie de l'opération, il libère la balance durant le remplissage, ce qui fluidifie son usage et permet aux clients de ne pas perdre de temps inutilement.

Contacter rapidement les membres

Nous souhaitons favoriser au maximum l'utilisation de l'application, sans devoir passer par des supports externes (comme les impressions par exemple). Il y a toutefois un domaine où ce serait contre-productif puisque cela reviendrait à réinventer la roue : le contact des utilisateurs. Nous favorisons donc les contacts par e-mails, téléphone ou messagerie instantanée.

Dans nos listings, nous avons un système de filtre avancé qui permet de cibler des utilisateurs bien précis sur la base de nombreux critères. Mais comment les contacter ?

Nous avons mis en place un petit raccourci qui permet, sur chaque liste d'utilisateurs, de rapidement copier-coller les informations de contact des utilisateurs en fonction du support de communication.

Facettes de recherche sur mesure

Le système de filtre de nos listings est très flexible, parfois même trop. Il permet à l'utilisateur une grande liberté pour aller filtrer des utilisateurs, des produits, des transactions ou des ventes selon des critères précis et riches. Mais parfois, des besoins récurrents impliquent de nombreux clics pour construire un filtre adéquat. C'est pourquoi nous sommes attachés à fournir des facettes de recherche sur mesure afin d'appliquer un filtre complexe avec un minimum de clics.

Filtre de recherche complexe