myCUSO: outil de gestion pour les programmes doctoraux de la CUSO
La CUSO (Conférence Universitaire de Suisse Romande) est une institution fondée par les établissements universitaires de Suisse romande, elle finance, coordonne et organise des activités doctorales communes et collectives sur mandat de ses membres (Universités de Fribourg, Genève, Lausanne, Neuchâtel et IHEID), membres associés (HES-SO, ISDC) et partenaires (Université de Berne).
En 2009, le mandat de la CUSO était de créer un site web pour un programme doctoral avec la gestion de membres, et de leur thèse (titre et contenu) afin de créer un réseau de chercheurs et chercheuses dans un certain domaine de recherche. Le programme doctoral propose également diverses activités de formation auxquelles les doctorant-e-s peuvent participer pour compléter leur parcours doctoral.
Il fallait donc mettre en place un système d'inscription permettant aux doctorant-e-s de s'enregistrer au programme doctoral, puis grâce à leur compte personnel, de s'inscrire aux différentes activités proposées par ce programme doctoral.
Aujourd'hui, le système myCUSO est utilisé par 35 programmes doctoraux. Au fil des années il s'est également étoffé avec l'ajout de nombreuses fonctionnalités supplémentaires:
- Pour les doctorant-e-s:Le système permet de traiter toutes les demandes d'inscriptions à un programme grâce à un menu déroullant avec les options: inscrit, en attente, refusé ou archivé.
Une fois qu'un compte a été validé, le doctorant ou la doctorante peut ensuite l'utiliser pour s'inscrire aux activités proposées par n'importe quel programme doctoral.
Chaque année les programmes docotraux proposent plusieurs activités (cours, atelier, workshop, ...). Les doctorant-es peuvent s'inscrire à ces activités. La coordination du programme peut ensuite traiter ces inscriptions, et générer ainsi une liste de présences qui doit être signée par les participant-es.
La gestion des présences se fait dans une interface spécifique, qui permet également de donner l'autorisation au remboursement des trajets pour les participant-es qui y ont droit.
Une fois que le lot des demandes de remboursements des participant-es est complet, celui-ci est transmis par la coordination au secrétariat pour le paiement.
En automne, les directions des programmes doctoraux établissent une liste des activités pour l'année suivante et déposent les demandes de budgets pour chaque activité proposée grâce à une interface dédiée.
Ces demandes sont transmises au secrétariat, qui après les avoir contrôlées, les soumet à la commission de gestion de la CUSO pour validation.
Dans l'espace de coordination, des vues spécifiques permettent de voir les demandes déposées, les montants retenus et les dépenses en cours pour chaque activité.
Le secrétariat général utilise une base de données interne 4D pour la gestion des demandes de budgets, des activités, le reporting (compilation des résultats des participations) pour un rapport d'activité annuel de la CUSO.
Pour l'échange de données informatiques entre 4D et myCUSO (CMS TYPO3), des routines 4D ont été écrites utilisant un driver ODBC pour communiquer entre les deux systèmes.
La plateforme myCUSO est devenue l'outil incontournable pour la gestion des programmes doctoraux de la CUSO. Les multiples facettes de l'outil permettent de gérer toutes les tâches importantes pour la coordination d'un programme, tout en offrant aux doctorant-es des interfaces simples et intuitives pour accéder à l'offre de formation doctorale dans les universités romandes.
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