CUSO

La CUSO (Conférence Universitaire de Suisse Romande) est une institution fondée par les établissements universitaires de Suisse romande, elle finance, coordonne et organise des activités doctorales communes et collectives sur mandat de ses membres (Universités de Fribourg, Genève, Lausanne, Neuchâtel et IHEID), membres associés (HES-SO, ISDC) et partenaires (Université de Berne).

Historique

En 2009, le mandat de la CUSO était de créer un site web pour un programme doctoral avec la gestion de membres, et de leur thèse (titre et contenu) afin de créer un réseau de chercheurs et chercheuses dans un certain domaine de recherche. Le programme doctoral propose également diverses activités de formation auxquelles les doctorant-e-s peuvent participer pour compléter leur parcours doctoral.

Il fallait donc mettre en place un système d'inscription permettant aux doctorant-e-s de s'enregistrer au programme doctoral, puis grâce à leur compte personnel, de s'inscrire aux différentes activités proposées par ce programme doctoral.

Aujourd'hui, le système myCUSO est utilisé par 35 programmes doctoraux. Au fil des années il s'est également étoffé avec l'ajout de nombreuses fonctionnalités supplémentaires:

- Pour les doctorant-e-s:

Accès à un récapitulatif de leur parcours (historique des activités suivies)
Téléchargement d'attestations de présence aux activités (format PDF)
Demande de remboursement en ligne pour les frais de déplacement
Évaluation des activités suivies

- Pour les coordinateurs/trices:

Gestion des membres et génération de listes d'envoi pour les emails
Organisation et suivi des activités (gestion des inscriptions et des présences)
Traitement des remboursements des trajets pour les participant-es
Suivi des rapports d'activités
Gestion des demandes de budgets pour les activités à venir
Suivi du budget annuel et de l'état des dépenses

Le projet

1. Conception et mise en place

Nous avons utilisé TYPO3 comme système de gestion de contenu (CMS) et complété avec le développement d'une série d'extensions spécifiques pour les fonctionnalités du système myCUSO.

2. Améliorations continues

La plateforme est en constante évolution, avec des mises à jour régulières pour intégrer de nouvelles fonctionnalités visant d'une part, à faciliter l'utilisation pour les doctorant-e-s et, d'autre part, à simplifier autant que possible la gestion pour les coordinateurs/trices.

3. Interactions

Pour le secrétariat général de la CUSO, des interactions entre le CMS TYPO3 et une base de données relationnelle 4D ont été programmées pour échanger des données entre les deux plateformes permettant au secrétariat de gérer les demandes de budgets, la liste des activités et les rapports associés pour chacun des 35 programmes doctoraux de la CUSO.

Gestion des budgets

En automne, les directions des programmes doctoraux établissent une liste des activités pour l'année suivante et déposent les demandes de budgets pour chaque activité proposée grâce à une interface dédiée.

Ces demandes sont transmises au secrétariat, qui après les avoir contrôlées, les soumet à la commission de gestion de la CUSO pour validation.

Dans l'espace de coordination, des vues spécifiques permettent de voir les demandes déposées, les montants retenus et les dépenses en cours pour chaque activité.

Le mot de la fin

La plateforme myCUSO est devenue l'outil incontournable pour la gestion des programmes doctoraux de la CUSO. Les multiples facettes de l'outil permettent de gérer toutes les tâches importantes pour la coordination d'un programme, tout en offrant aux doctorant-es des interfaces simples et intuitives pour accéder à l'offre de formation doctorale dans les universités romandes.