Logiciel de gestion d’épicerie coopérative participative

Une épicerie coopérative participative est une nouvelle forme d’épicerie voir de supermarché qui est en plein boom ces temps. Pour en savoir plus sur ce genre d’épiceries participatives, voici tout un dossier…

Nous allons vous montrer ici une solution informatique pour gérer une telle épicerie coopérative participative.

Nous allons voir une application que nous avons créée pour gérer les achats, les stocks, les comptes de membres, la comptabilité et la gestion de l’ouverture de la porte.

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Qu’est-ce qu’une épicerie coopérative participative ?

Le principe est simple, reprenons chaque mot :

  • épicerie → un magasin dans lequel on trouve tout ce qui est nécessaire à nos besoins de base. Principalement, alimentation, mais aussi quelques produits de soins corporels.
  • coopérative → c’est la forme juridique d’une organisation dans laquelle 1 personne = 1 voix en assemblée générale. Ainsi l’épicerie appartient à ses utilisateurs.
  • participative → c’est la nouveauté. En plus d’être propriétaire de leur épicerie, les coopérateurs sont aussi ses « employés ». Ils participent en donnant ~3h chaque mois ce qui permet de faire tourner le magasin.

Les buts d’une épicerie coopérative participative sont variés. Suivant les projets, les priorités ne sont pas les mêmes et l’on trouve donc des principes éthiques un peu différents.

Mais globalement toutes les épiceries participatives coopératives tendent vers une nourriture de qualité, à prix abordables, soit en détail des produits:

  • bio
  • locaux
  • avec moins d’emballage (en vrac)
  • moins chers (ou prix équivalent) que dans les grandes surfaces
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C’est principalement grâce au fait qu’il n’y pas d’actionnaires et/ou de salariés à rémunérer que le modèle de l’épicerie coopérative participative arrive à proposer des prix attractifs.

Une telle épicerie est capable d’avoir des marges qui sont seulement de l’ordre de 20% selon les produits.

Tout ceci est très intéressant, mais comment gérer une telle épicerie ? Il faut gérer des membres, des stocks, des moyens de paiements, des fournisseurs, etc… Comment faire ?

Quels outils utiliser pour gérer une épicerie coopérative participative ?

C’est justement le défi qu’on nous a proposé chez Ecodev au printemps 2019: créer un outil capable de gérer simplement l’essentiel des activités d’une épicerie coopérative participative.

C’est ainsi que nous avons réalisé un logiciel de gestion d’épicerie coopérative participative pour l’épicerie Chez Emmy, basée à St-Blaise.

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Gestion des membres d’une épicerie coopérative participative

Ce logiciel que nous avons développé, gère les membres de la coopérative. Les nouveaux membres peuvent s’inscrire, et sont ensuite mis en attente de validation (bien que Chez Emmy les inscriptions se font sur papier… et les coopérateurs entrés dans le système par l’équipe de gestion des membres).

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Dans le cas de Chez Emmy, un coopérateur est une famille. Ainsi il y a des comptes utilisateurs et des coopérateurs. Il y a un-e chef-fe de famille qui est désigné-e.

Chaque coopérateur a un compte dans l’épicerie pour payer ses achats

Le principe de base du mode de paiement repose sur le principe qu’un coopérateur a un compte dans l’épicerie.

Il crédite régulièrement son compte au rythme qu’il veut pour pouvoir payer ses achats. C’est un peu à l’image d’un système de téléphonie mobile à pré-payement.

Le moyen privilégié pour créditer le compte est le virement bancaire, car c’est là qu’il y a le moins de frais.

Le payement par carte de crédit est également possible dans notre application. Mais il y a les intermédiaires qui prennent des commissions.

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Le compte du coopérateur peut même être négatif dans une certaine limite.

L’avantage d’un tel système de paiement c’est de pouvoir se passer totalement de caisse dans l’épicerie coopérative participative.

Cependant, ceci implique un modèle d’épicerie qui est réservé aux coopérateurs. Un visiteur extérieur ne peut pas faire d’achat dans l’épicerie.

Les achats se font avec un smartphone en scannant des QRcodes

Tous les produits dans l’épicerie disposent de QRcode. Ainsi quand une personne fait ses achats elle scanne le QRcode pour l’ajouter à son panier d’achat.

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Si la personne dispose d’un smartphone elle peut scanner les produits directement.

Si elle n’a pas de smartphone, mais un ordinateur avec une caméra, elle peut utiliser ce principe également.

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Finalement, si une personne n’a pas de caméra à disposition, elle peut quand même ajouter les produits dans son panier juste en tapant le code dans le moteur de recherche de l’application.

Il est donc nécessaire de tout de même disposer d’un ordinateur. On peut supposer que l’épicerie peut en mettre un à disposition en cas de besoin.

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Une fois le panier d’achat plein, il suffit de le valider pour que son compte soit débité.

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Attention à bien vérifier que le panier d’achat est correct !

Gestion des stocks de l’épicerie coopérative participative

L’avantage de l’informatisation des achats, c’est de pouvoir gérer directement les stocks de l’épicerie.

Dans l’interface d’administration, l’équipe des coopérateurs qui gèrent les stocks peuvent voir les états directement et refaire les commandes d’approvisionnement en conséquence.

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Chaque produit a son interface qui permet de mettre à jour ses attributs. Par exemple, nom, prix, marge, fournisseur, TVA, images, code, etc

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On peut également voir pour chaque produit son historique de vente et donc voir si le produit est populaire ou non.

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Gestion financière des comptes des coopérateurs de l’épicerie participative

La vérification du réapprovisionnement du compte et la mise à jour des soldes des coopérateurs se fait automatiquement en important les paiements reçus sur le compte bancaire à l’aide d’un fichier XML au format CAMT 0.54 (norme ISO 20022)

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Ainsi le travail à effectuer pour gérer l’épicerie coopérative est très faible. Il suffit de faire le pont entre le compte bancaire sur lequel arrive les paiements et le logiciel de gestion de l’épicerie coopérative participative et tout se met à jour.

Pour la comptabilité, il y a aussi déjà la base qui est à disposition avec plusieurs comptes internes.

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Ouverture de la porte de l’épicerie

Un des problèmes quand on a des centaines de personnes qui potentiellement travaillent dans une épicerie c’est que chacune puisse ouvrir la porte.

C’est pas si simple de gérer des clés physiques pour des centaines de personnes.

Nous avons donc intégré à ce logiciel de gestion d’épicerie coopérative participative un bouton qui permet d’activer la gâche électrique de la porte d’entrée. Ceci à l’image d’une digicode de porte d’entrée, mais à la différence que là c’est notre application de gestion des membres qui permet de donner l’accès aux membres ou non.

La commande électronique de la porte se fait sur un petit ordinateur de poche Raspberry Pi qui communique avec l’application de gestion. C’est aussi un code made in ecodev qui gère tout ça.

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Remboursement des notes de frais

La particularité d’une épicerie participative, c’est que tout un chacun peut potentiellement acheter du matériel pour l’épicerie et se faire rembourser sa note de frais.

Pour gérer ce cas plus facilement, notre logiciel de gestion d’épicerie coopérative participative permet à tous les coopérateurs d‘envoyer facilement des notes de frais, sous forme de scan ou de photos.

Ainsi une fois que les coopérateurs en charge de la comptabilité ont vérifié les notes de frais le remboursement est crédité sur le compte du coopérateur. Une solution simple et efficace qui permet de réduire drastiquement les micro-transactions.

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Génial ce logiciel de gestion d’épicerie coopérative participative, comment je fais pour l’avoir ?

Ce logiciel est tout nouveau, il est encore en phase de rodage. Mais c’est avec plaisir que l’on veut bien le diffuser.

Merci de nous contacter pour en discuter et déterminer les conditions sous lesquelles nous pouvons vous fournir ce logiciel.

Notre idée est de livrer un outil qui permet de gérer son épicerie coopérative participative à moindre frais, même quand on a peu de coopérateurs.

Les grands supermarchés coopératifs participatifs comme la Louve à Paris utilisent souvent un module basé sur l’ERP Odoo: odoo-foodCoops.
Selon ce qui se dit sur cette discussion la solution se rentabilise seulement dans une coopérative avec des milliers de coopérateurs.

Ainsi nous espérons avoir avec notre solution de gestion d’épicerie coopérative participative un moyen qui arrange les petites épiceries coopératives qui démarrent.

Dans la vision que nous avons, nous préférons voir beaucoup de petites épiceries coopératives participatives dans lesquelles les gens se connaissent tous et bien. Ceci pour former une communauté solide, plutôt qu’un énorme supermarché coopératiftout le monde ne se connait pas.

Le risque de la première approche serait de reproduire les travers de Coop et Migros qui sont des coopératives appartenant à leurs clients, mais dans lesquelles le sentiment d’appartenance à une communauté a disparu.