Logiciel de gestion d’épicerie coopérative participative

Une épicerie coopérative participative est une nouvelle forme d’épicerie, voir de supermarché, qui est en plein boom ces temps. Pour en savoir plus sur ce genre d’épiceries participatives, voici tout un dossier…

Pour faciliter la gestion de ces petites structures, nous vous présentons ici une solution informatique sous la forme d’une application web que nous avons créée et qui permet de gérer les membres, les produits et les stocks, les achats ainsi que la comptabilité avec, en bonus, une solution pour gérer l’ouverture de la porte.

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Qu’est-ce qu’une épicerie coopérative participative ?

Le principe est simple, reprenons chaque mot:

  • épicerie → un magasin dans lequel on trouve tout ce qui est nécessaire à nos besoins de base. Principalement, alimentation, mais aussi quelques produits de soins corporels.
  • coopérative → c’est la forme juridique d’une organisation dans laquelle 1 personne = 1 voix en assemblée générale. Ainsi l’épicerie appartient à ses utilisateurs.
  • participative → c’est la nouveauté. En plus d’être propriétaire de leur épicerie, les coopérateur-trice-s sont aussi ses « employé-e-s ». Ils participent en donnant ~3h chaque mois ce qui permet de faire tourner le magasin.

Les buts d’une épicerie coopérative participative sont variés. Suivant les projets, les priorités ne sont pas les mêmes et l’on trouve donc des principes éthiques un peu différents.

Mais globalement toutes les épiceries participatives coopératives tendent vers une nourriture de qualité, à prix abordables, soit en détail des produits:

  • bio
  • locaux
  • avec moins d’emballage (en vrac)
  • moins chers (ou prix équivalent) que dans les grandes surfaces.
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C’est principalement grâce au fait qu’il n’y pas d’actionnaires et/ou de salariés à rémunérer que le modèle de l’épicerie coopérative participative arrive à proposer des prix attractifs.

Une telle épicerie est capable d’avoir des marges qui sont seulement de l’ordre de 20% selon les produits.

Tout ceci est très intéressant, mais comment gérer une telle épicerie? Il faut gérer des membres, des stocks, des moyens de paiements, des fournisseurs, etc. Comment faire?

Quels outils utiliser pour gérer une épicerie coopérative participative?

C’est justement le défi qui nous a été proposé chez Ecodev au printemps 2019: créer un outil capable de gérer simplement et de manière intégrée l’essentiel des activités d’une épicerie coopérative participative.

C’est ainsi que nous avons réalisé une application web pour l’épicerie Chez Emmy, basée à St-Blaise.

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Gestion des membres d’une épicerie coopérative participative

Au coeur du système, il y a la gestion des membres de la coopérative. Les nouveaux membres peuvent s’inscrire, et sont ensuite mis en attente de validation (bien que Chez Emmy les inscriptions se font sur papier… et les coopérateurs entrés dans le système par l’équipe de gestion des membres).

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Dans le cas de Chez Emmy, un coopérateur est une famille. Il peut donc y avoir un ou plusieurs comptes utilisateurs (conjoint et/ou enfants) attachés au compte du coopérateur.

Chaque coopérateur a un compte dans l’épicerie pour payer ses achats

Le principe de base du mode de paiement repose sur le principe qu’un coopérateur a un compte dans l’épicerie.

Il crédite régulièrement son compte au rythme qu’il veut pour pouvoir payer ses achats. C’est un peu à l’image d’un système de téléphonie mobile à pré-payement.

Le moyen privilégié pour créditer le compte est le virement bancaire, car c’est là qu’il y a le moins de frais.

Le payement par carte de crédit est également possible dans notre application. Mais il y a les intermédiaires qui prennent des commissions. Donc dans le cas de Chez-Emmy, il n’est pas activé.

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Le compte du coopérateur peut même être négatif dans une certaine limite.

L’avantage d’un tel système de paiement c’est de pouvoir se passer totalement de caisse dans l’épicerie coopérative participative.

Cependant, ceci implique un modèle d’épicerie qui est réservé aux coopérateurs. Un visiteur extérieur ne peut pas faire d’achats dans l’épicerie.

Cependant, si l’on désire tout de même faire venir des clients de l’extérieur, il est possible de créer un compte utilisateur qui sera utilisé uniquement à la caisse pour enregistrer les achats des clients externes.

Une version de l’application a été conçue pour les épiceries qui permettent à des clients extérieurs de faire des achats.

Les achats se font avec un smartphone en scannant des QRcodes

Tous les produits dans l’épicerie disposent de QRcode. Ainsi, quand une personne fait ses achats, elle scanne le QRcode pour ajouter le produit à son panier d’achat.

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Si la personne dispose d’un smartphone ou d’une tablette, elle peut scanner les produits directement.

Si elle n’a pas de smartbidule, mais un ordinateur avec une caméra, elle peut utiliser ce principe également.

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Finalement, si une personne n’a pas de caméra à disposition, elle peut quand même ajouter les produits dans son panier juste en tapant le code dans le moteur de recherche de l’application web.

Il est donc nécessaire de disposer, au minimum, d’un ordinateur que l’épicerie peut mettre à disposition.

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Une fois le panier d’achat plein, il suffit de le valider pour que son compte soit débité.

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Attention à bien vérifier que le panier d’achats soit correct !

Gestion des stocks de l’épicerie coopérative participative

L’avantage de l’informatisation des achats, c’est de pouvoir gérer les stocks de l’épicerie en temps réel.

Dans l’interface d’administration, les coopérateurs qui gèrent les produits peuvent voir l’état des stocks et effectuer les commandes d’approvisionnement en conséquence.

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Chaque produit a son interface qui permet de mettre à jour ses attributs. Par exemple, nom, prix, marge, fournisseur, TVA, images, code, etc.

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On peut également voir pour chaque produit son historique de vente et donc voir si le produit est populaire ou non.

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Au moment des livraisons, les coopérateurs en charge de la réception des livraisons peuvent directement ajouter la quantité livrée dans l’application web. Le stock est ainsi toujours à jour.

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Gestion financière des comptes des coopérateurs de l’épicerie participative

La vérification du réapprovisionnement du compte et la mise à jour des soldes des coopérateurs se fait automatiquement en important les paiements reçus sur le compte bancaire à l’aide d’un fichier XML au format CAMT 0.54 (norme ISO 20022)

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Ainsi le travail administratif à effectuer pour gérer l’épicerie coopérative est très faible. Il suffit de faire le pont entre le compte bancaire sur lequel arrive les paiements et le logiciel de gestion de l’épicerie coopérative participative et tout se met à jour.

Pour la comptabilité, il y a aussi déjà la base qui est à disposition avec les différents comptes et sous-comptes usuels.

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Ouverture de la porte de l’épicerie

Un des problèmes quand on a des centaines de personnes qui travaillent dans une épicerie c’est que tous ces individus puissent ouvrir la porte.

Ce n’est pas si simple de gérer des clés physiques pour des centaines de personnes.

Nous avons donc intégré à notre solution de gestion d’épicerie coopérative participative un bouton qui permet d’activer la gâche électrique de la porte d’entrée. Ceci à l’image d’un digicode de porte d’entrée, mais à la différence que là c’est notre application de gestion des membres qui permet de donner l’accès aux coopérateur-trice-s ou non.

La commande électronique de la porte se fait sur un petit ordinateur de poche Raspberry Pi qui communique avec l’application de gestion. C’est aussi un code made in ecodev qui gère tout ça.

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Remboursement des notes de frais

La particularité d’une épicerie participative, c’est que tout un chacun peut potentiellement acheter du matériel pour l’épicerie et se faire rembourser sa note de frais.

Pour gérer ce cas plus facilement, notre application web de gestion d’épicerie coopérative participative permet à tous les coopérateur-trice-s d‘envoyer facilement des notes de frais, sous forme de scan ou de photos.

Ainsi, une fois que les personnes en charge de la comptabilité ont vérifié les notes de frais, le remboursement est crédité sur le compte du coopérateur. Une solution simple et efficace qui permet de réduire drastiquement les micro-transactions.

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Créé son panier à la maison depuis son canapé et passer le chercher à l’épicerie

Dans le cadre des mesures à prendre pour éviter la propagation du coronavirus. En mars 2020, une nouvelle fonction est apparue: la création de panier à distance.

Les coopérateurs peuvent créer leur panier tout en étant confiné chez eux. Il suffit d’aller dans la liste des produits encore en stock (d’où l’avantage d’avoir une gestion de stock en direct) puis d’ajouter la quantité désirée du produit choisi.

Une fois le panier créé, la commande est envoyée.

Les coopérateurs qui effectuent leur heure de travail à l’épicerie vont se charger de traiter les commandes et remplir un vrai panier physique à partir des données du panier virtuel.

Le coopérateur reçoit un e-mail quand sa commande a été traitée et que son panier est prêt. Il peut alors venir chercher sa commande. (ou se la faire livrer par un service de cargo vélo mis en place pur l’occasion.)

C’est beau la créativité que l’on peut développer dans des moments de crises. 🙂

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Géniale cette application web de gestion d’épicerie coopérative participative !  Comment faire pour l’avoir?

Cette solution se nomme Epicerio et c’est avec plaisir que nous vous la présentons. Pour cela, il suffit de nous contacter à .

Notre idée est de livrer un outil qui permet de gérer son épicerie coopérative participative à moindre frais, même quand on a peu de coopérateur-trice-s.

Les grands supermarchés coopératifs participatifs comme la Louve à Paris utilisent souvent un module basé sur l’ERP Odoo: odoo-foodCoops. Selon ce qui se dit sur cette discussion, la solution se rentabilise seulement dans une coopérative avec des milliers d’adhérents.

Ainsi nous espérons avoir avec notre solution de gestion d’épicerie coopérative participative un moyen qui arrange les petites épiceries coopératives qui démarrent.

Dans la vision que nous avons, nous préférons voir beaucoup de petites épiceries coopératives participatives dans lesquelles les gens se connaissent tous et bien. Ceci pour former une communauté solide, plutôt qu’un énorme supermarché coopératifles gens ne se connaissent pas. Le risque de ces grandes structures serait de reproduire les travers de la Coop et la Migros qui sont des coopératives appartenant à leurs clients, mais dans lesquelles le sentiment d’appartenance à une communauté a disparu.